Un hôpital régional confronté à l'encombrement de 150 m³ d'archives médicales a optimisé son espace en transférant ces dossiers vers un stockage sécurisé et en instaurant une destruction mensuelle certifiée de 1 000 kg de documents sensibles, assurant ainsi conformité réglementaire et protection des données.
Problématique : Encombrement des archives médicales et risques associés
Un hôpital régional faisait face à une accumulation de 150 m³ de dossiers médicaux papier, occupant 200 m² d'espace au sein de l'établissement. Cette situation engendrait plusieurs défis :
Optimisation de l'espace : L'encombrement des archives réduisait l'espace disponible pour les activités médicales et administratives.
Confidentialité des données : La conservation sur site augmentait le risque de perte ou de divulgation non autorisée d'informations sensibles, compromettant la confidentialité des patients.
Conformité réglementaire : Le non-respect des obligations légales en matière de conservation et de destruction des dossiers médicaux pouvait entraîner des sanctions légales et nuire à la réputation de l'établissement.
Solution : Transfert sécurisé et destruction certifiée des archives
Pour répondre à ces enjeux, l'hôpital a mis en place une stratégie en deux étapes :
1. Transfert vers un espace de stockage sécurisé
Libération d'espace : Le transfert de 150 m³ de dossiers vers un site de stockage sécurisé a permis de libérer 200 m² au sein de l'hôpital, optimisant ainsi l'utilisation des locaux.
Sécurisation des données : Le stockage externe dans un environnement contrôlé a renforcé la protection des informations sensibles contre les accès non autorisés.
2. Mise en place d'un programme de destruction certifiée
Destruction mensuelle : Un processus de destruction conforme aux normes en vigueur a été instauré, permettant l'élimination sécurisée de 1 000 kg de documents sensibles chaque mois.
Traçabilité : Pour chaque lot détruit, un certificat de destruction est délivré, assurant une traçabilité complète et attestant de la conformité du processus.
Cette approche a permis à l'hôpital de :
Optimiser l'utilisation de ses espaces internes pour des activités médicales et administratives.
Renforcer la sécurité et la confidentialité des données patients.
Assurer la conformité avec les réglementations en vigueur concernant la gestion et la destruction des archives médicales.
En adoptant cette solution, l'établissement a non seulement amélioré son efficacité opérationnelle, mais a également renforcé la confiance des patients et des autorités de régulation quant à la gestion responsable des informations médicales.
